Receber pacientes, atender o telefone, realizar agendamentos, responder e-mails, confirmar consultas, preparar pagamentos, organizar o ambiente. Ufa! São muitas responsabilidades para uma pessoa só, não acha? Pois bem. Agora imagine ter que fazer tudo isso com simpatia e um belo sorriso no rosto.

Não é novidade dizer que a secretária é o braço direito de qualquer médico, não é mesmo? Afinal, é ela quem ajuda a gerenciar todas as rotinas do consultório. O “x” da questão é que muitos profissionais da saúde ainda não pensam esta função de maneira estratégica e nem na importância de uma contratação assertiva para o seu ambiente de negócio.

Está em fase de escolha para preencher essa vaga na sua clínica? Quer saber como não errar? Então confira 4 motivos pelos quais você deve realizar a contratação de maneira estratégica:

1- A secretária é quem lida diretamente com os clientes

Na maioria das vezes, o currículo é considerado a grande chave para encontrar um profissional qualificado e experiente. De fato, é claro que isso é muito importante. Entretanto, neste caso, a personalidade da candidata pode ser um fator ainda mais relevante.

Lidar diretamente com os clientes requer paciência, atenção e cuidado, principalmente quando se fala em algumas especialidades médicas. Exatamente por isso, a escolha dessa profissional deve ir muito além dos papéis, competências e qualificações e adentrar também o campo da empatia. Afinal:

Nunca é demais lembrar que a secretária é o primeiro contato do paciente com a sua clínica ou consultório. 

2- Ela auxilia no processo de fidelização dos pacientes

Além de lidar diretamente com os pacientes, a secretária é a responsável também por manter ativos os processos de fidelização. Isso porque é ela quem garante que o ambiente esteja sempre bem organizado, oferece agilidade nas questões relacionadas ao cliente e mais algumas outras ações que você já conferiu no post sobre o que você precisa saber para fidelizar pacientes.

É bom destacar, mais uma vez, que paciente bem atendido volta. Pode apostar que sim. Quando alguém se sente à vontade com o atendimento recebido, começando pela primeira ligação de agendamento até o “tchau” e aperto de mão após a consulta, a chance que essa pessoa volte quando necessário é muito grande.

3- Tem autonomia para resolver problemas

Na hora de contratar uma secretária a dica é: converse. Pergunte muito, e de tudo também. Aja como se fosse um de seus pacientes, pois só assim será possível ter uma ideia básica de como seria o processo de atendimento oferecido por ela. Perceba se vocês compartilham dos mesmos valores profissionalmente, como honestidade, ética e comprometimento. Se este for o caso, ela conquistará naturalmente a sua confiança, o que é um ponto muito positivo.

Por consequência disso, é normal que com o tempo ela receba diversas outras responsabilidades, o que vai ajudar muito você no seu dia a dia. Escolher estrategicamente e com responsabilidade é uma boa oportunidade para evitar garndes equívocos.

4- A secretária também fica por dentro de todas as rotinas

Como você já deve imaginar e/ou vivenciar, a secretária participa de todos os processos internos da sua clínica ou consultório, sejam eles de caráter administrativo, financeiro ou quaisquer outros. Por isso, mais uma vez a escolha deve ser realizada de maneira analítica e cuidadosa. Uma profissional eficiente é capaz, inclusive, de ajudar a diminuir as suas preocupações do dia a dia.

Confira também: Porque ampliar os canais de comunicação com o paciente pode ser uma boa ideia.