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    Primeiro o cliente liga no seu consultório para agendar uma consulta. Quem atende? A secretária, é claro. Pode ser que ele mande também um SMS ou um e-mail. E quem responde? A secretária. Por fim, chega o dia da consulta médica. Ao chegar ao consultório, o paciente é recebido também por ela, sim, a secretária.

    ​Levando em consideração todo esse contato entre secretária e paciente, fica claro que ela é uma peça fundamental no processo de atendimento e satisfação dos clientes. Exatamente por isso, a pessoa para ocupar a função precisa ser escolhida de forma estratégica.

    Pensando nisso, algumas características básicas precisam ser levadas em consideração, como cordialidade, empatia, saber se relacionar bem com as pessoas, etc. Mas há também alguns atributos e habilidades profissionais que se destacam naturalmente na personalidade da candidata ou mesmo que podem ser trabalhadas no dia a dia durante o exercício da rotina profissional.

    Confira algumas dicas e orientações que toda secretária de consultório médico precisa saber:

     

    1.É preciso gostar do que faz

    A lógica é simples: quem gosta do que faz, se dedica. E quem se dedica, se destaca. Em qualquer área, gostar da profissão pode fazer toda a diferença. Mas, principalmente na área da saúde, isso pode ser decisivo.

    Quando a sua secretária se sente à vontade no trabalho, conta com um ambiente motivacional e percebe que é valorizada, ela naturalmente vai transmitir esse sentimento para a sua rotina e, consequentemente, para a relação com os pacientes.

     

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    2.Incorporar a tecnologia

    A tecnologia chegou mesmo para ficar. Aliás, não só ficar como também se desenvolver. Evoluir cada vez mais. E acompanhar essa evolução fazendo uso de todas essas potencialidades na rotina médica é fundamental. Isso porque elas são capazes de organizar, agilizar e gerenciar os mais diversos processos, desde agenda, sala de espera e atendimento a até mesmo as finanças.  

    Por isso, para fazer parte desse meio tecnológico é preciso que a secretária se atualize com frequência e se familiarize com a tecnologia. Mesmo porque, caso você decida contratar um software médico de gestão, o que é uma excelente ideia, a sua secretária também vai precisar dominar o sistema.

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    3.Saber lidar com imprevistos

    Uma consulta de última hora, uma emergência ou mesmo um compromisso que surgiu de repente na agenda, tudo isso pode acontecer na rotina de um profissional da saúde. Por isso, a secretária precisa ter jogo de cintura.

    Mesmo com toda organização e planejamento, situações inesperadas como essas podem acontecer. Nessas horas, ter inteligência emocional é fundamental, pois só assim é possível manter a calma, continuar o atendimento de forma humanizada, cordial e eficiente.

     

    4.Organização

    A organização deve ser um item de prioridade máxima dentro de qualquer clínica ou consultório. E é exatamente aí que a secretária assume um papel fundamental.

    Ser organizada é uma forma de evitar que aconteçam algumas situações desagradáveis que podem prejudicar a imagem dos profissionais ou mesmo da marca do ponto de vista dos pacientes. Isso também quer dizer que é preciso saber priorizar tarefas com inteligência e eficiência.

    E como fazer isso?

    A dica é: PLANEJAR!

    Tentar estabelecer estratégias e metas a curto, médio e longo prazo é uma excelente alternativa. Assim, é possível acompanhar o desenvolvimento das atividades e assumir melhor o controle de qualquer área, seja financeira, atendimento, etc.

    Vale lembrar que na organização um bom software médico também pode fazer a diferença!

     

    Confira também: Pós-consulta: entenda a necessidade do atendimento além do consultório

     

     

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