A secretária é a profissional fundamental para o bom andamento da organização (agendamento, solicitações e papéis) e qualidade do pré e pós atendimento de uma clínica médica. Ela também será o seu braço direito em alguns momentos, sendo sua assistente. Além disso, será através dela o primeiro contato do paciente com a clínica.

A escolha da secretária ideal é um processo muito importante para a sua clínica.

Esse funcionário precisará ter algumas habilidades e competências para que seu trabalho seja desenvolvido com excelência. Mas como escolher uma boa secretária para a sua clínica? Você não quer ter o trabalho de trocar de secretária a cada 3 meses, não é? Para que sua escolha seja certeira, vamos te dar 5 dicas de como contratar a secretária ideal.

1. Anuncie nos locais certos

Divulgar a vaga em sites especializados é uma ótima opção. Você também pode contratar uma empresa que tenha experiência na contratação de profissionais de clínicas médicas. Mas sabemos que a indicação é a principal fonte de possíveis profissionais Só não se esqueça de conferir as referências e fazer uma entrevista.

2. Processo seletivo

Mesmo com a filtragem realizada pela empresa de recrutamento é necessário o processo seletivo feito por você. Conheça os candidatos e observe se ele irá atender as necessidades da sua clínica. Não se contente em conversar com dois candidatos.

3. Atendimento e organização

Esse profissional irá desempenhar diversas funções ao mesmo tempo. É fundamental que a secretária seja organizada e atenta.

Ela será responsável pelo atendimento inicial dos pacientes e as orientações acerca de todo o processo. Esse primeiro contato com o paciente deve ser cuidadoso, pois, ao chegar para uma consulta, ele pode estar vulnerável ou em situação desagradável – sentindo dor, por exemplo. É preciso também que ela seja educada.

Será também a secretária que cuidará da logística para que todos os pacientes sejam atendidos. A secretária é a responsável por controlar o fluxo de pacientes em seu consultório e ainda lidar com atrasos, faltas, reagendamentos e encaixes.

4. Utilizar tecnologias

Sua funcionária precisa saber lidar com tecnologia. Para facilitar e acompanhar de perto o andamento das atividades alguns recursos podem ajudar na organização do consultório. O Google Drive e o Dropbox são opções básicas para compartilhar arquivos como documentos e planilhas. Para serviços específicos a Medsystem oferece diversos tipos de soluções inteligentes que irão auxiliar o funcionamento do seu consultório.

5. Capacitação e treinamentos

Para que seja mantido um padrão de qualidade no serviço, a secretária deve estar aberta para futuras capacitações por meio de cursos, palestras e vídeo aulas, e também para treinamentos diversos que possam ser necessários durante o passar do tempo ou ao adquirir um novo aparelho ou tecnologia de software.

Seguindo essas dicas você saberá escolher a melhor opção para a profissional que será sua secretária. Vale lembrar que para maior satisfação dos seus pacientes e auxílio com suas atividades, é preciso também que você acompanhe o desenvolver das atividades dessa profissional. Perceba se as tarefas estão sendo bem-feitas e se há reclamação de pacientes.

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